Kaizen – Program Ulepszeń i Sugestii GPPL
Co to jest Kaizen?
W myśl filozofii Kaizen jakość sprowadza się do zmiany stylu pracy, w taki sposób aby stała się ona niekończącym się procesem ulepszania. Podstawową regułą Kaizen jest ciągłe zaangażowanie pracowników na wszystkich szczeblach oraz chęć do ustawicznego podnoszenia jakości firmy i produktu.
Czy Kaizen funkcjonuje w GPPL?
Tak. Od 2015 r. w Gebrueder Peitz Polska Sp. z o.o. funkcjonuje program Ulepszeń i Sugestii działający według i na zasadach filzofii Kaizen.
Funkcjonujący w GPPL program Ulepszeń i Sugestii Program ulepszeń ma na celu między innymi:
- Promowanie udziału każdego Pracownika Firmy w procesie ciągłego doskonalenia,
- Zwiększenie świadomości celów oraz wspieranie idei pracy zespołowej,
- Zachęcenie Pracowników do zgłaszania i wdrażania ulepszeń,
- Powiązanie procesu ciągłej poprawy z systemem zarządzania jakością.
„Program ulepszeń zachęca do kreatywnego rozwiązywania wszelkich problemów występujących we wszystkich obszarach działalności, a tym samym przyczynia się do dalszego rozwoju naszej Firmy.” – Jacek Bosek – Dyrektor Zakładu
Firma powinna koncentrować się na ciągłym doskonaleniu, w procesie tym wkład winni mieć wszyscy Pracownicy. Program ulepszeń Kaizen ma na celu nadanie formalnego charakteru proponowanym przez pracowników rozwiązaniom, które pomagają Firmie w osiągnięciu jej celów.
Jakie są zasady funkcjonowania programu Sugestii i Ulepszeń GPPL?
Kto może brać udział w programie?
Udział w programie może mieć każdy pracownik Gebrueder Peitz Polska Sp. z o.o., z każdego działu firmy.
Jakich ulepszeń dotyczy program?
Ulepszenia dotyczą wszystkich obszarów funkcjonowania Gebrueder Peitz Polska Sp. z o.o. przy założeniu, że mogą przyczyniać się do uzyskania wymiernych efektów:
- ekonomicznych
- jakościowych
- organizacyjnych
- poprawy bezpieczeństwa pracy.
Program obejmuje w szczególności:
- poprawę stanu bezpieczeństwa pracy, ergonomii i środowiska pracy
- poprawę jakości procesu produkcyjnego
- udoskonalenie procesów logistycznych
- optymalizację poziomu zapasów materiałowych
- obniżkę pracochłonności (robocizny), poprawę wydajności maszyn i urządzeń,
- obniżenie zużycia materiałów, narzędzi, czynników energetycznych oraz poprawę wykorzystania powierzchni produkcyjnych, magazynowych itp.
- racjonalizację prac administracyjnych
- ograniczenie odpadów produkcyjnych lub ich wyeliminowanie
- zastosowanie materiałów, które można poddać procesowi recyklingu (odzyskanie i ponowne wykorzystanie materiałów)
- zmniejszenie poziomu braków
- usprawnienie procesu komunikacji wewnętrznej
- propozycje redukcji kosztów.
Role i funkcje poszczególnych osób w ramach programu
Pomysłodawca lub zespół pomysłodawców zgłasza ulepszenia, a następnie wdraża je nadzoruje ich realizację. Na koniec zgłasza przełożonemu fakt zakończenia procesu wdrażania.
Koordynator zajmuje się administracją i koordynacją programu ulepszeń, uzyskuje opinie, udziela pomysłodawcom wszechstronnej pomocy i informacji.
Przełożony podejmuje decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu ulepszenia, potwierdza wdrożenie ulepszeń zgłaszanych przez podwładnych, wspiera pomysłodawców w trakcie wdrożenia.
Komisja Ekspercka opiniuje karty ulepszeń. Zadaniem komisji jest ocena kosztów wdrożenia, jego wad i zalet oraz wymiernych (ekonomicznych) i niewymiernych korzyści z tytułu wdrożenia sugestii. Eksperci zobowiązani są do uzasadnienia opinii negatywnej.
Kierownicy działów, których dotyczą ulepszenia podejmują ostateczną decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu ulepszenia dotyczącego ich działów, opracowują plany wdrażania ulepszeń oraz określają współodpowiedzialność za jego wdrożenie.
Zarząd, Dyrektor przyznają środki na realizację ulepszenia, podejmują ostateczną decyzję o przyznaniu nagród.
Jak można składać sugestie i propozycję ulepszeń?
Proces składania propozycji ulepszeń definiuje specjalna instrukcja. Instrukcja jest dostępna na tablicach informacyjnych w firmie oraz do pobrania tutaj.
Zgłaszanie ulepszeń
Ulepszenia zgłaszają wszyscy Pracownicy Firmy, niezależnie od rodzaju umowy o pracę. Ulepszenia mogą być zgłaszane indywidualnie lub zespołowo. Nie ma ograniczeń dotyczących wielkości zespołów
Pracownik zgłasza ulepszenie na karcie ulepszeń Kaizen i przekazuje ją bezpośredniemu przełożonemu. Bezpośredni przełożony wstępnie opiniuje kartę ulepszeń i przekazuje ją Koordynatorowi Kaizen.
Pobierz: Karta ulepszeń Kaizen.
Kto i kiedy decyduje o wdrożeniu zgłoszonych ulepszeń?
Koordynator Kaizen raz na kwartał zwołuje komisję ekspercką i prezentuje zgłoszone karty ulepszeń w celu zatwierdzenia do realizacji. Komisja ocenia ulepszenie wg zdefiniowanych kryteriów i zatwierdza je do realizacji lub odrzuca. W razie wątpliwości komisja może zlecić koordynatorowi przeprowadzenie dodatkowych konsultacji z innymi specjalistami lub służbami. Każde ulepszenie zgłoszone w obszarze bezpieczeństwa wymaga opinii Specjalista ds. BHP.
Opinię Komisji Eksperckiej Koordynator Kaizen niezwłocznie przekazuje bezpośredniemu przełożonemu pomysłodawcy. W przypadku zatwierdzenia ulepszenia umieszcza informację na tablicy działu PW. Bezpośredni przełożony informuje pomysłodawcę o wyniku procesu opiniowania.
Jak wygląda wdrożenie zgłoszonych i zaakceptowanych ulepszeń?
Pomysłodawca powinien wdrożyć ulepszenie samodzielnie lub z zespołem. Jeżeli pomysłodawca nie jest w stanie wdrożyć ulepszenia samodzielnie (lub z zespołem) może otrzymać wsparcie z innych działów. Jednak w każdym przypadku jest on zobowiązany do monitorowania procesu wdrożenia własnego pomysłu.
Po wdrożeniu ulepszenia, pomysłodawca informuje o tym przełożonego. Przełożony, po osobistym sprawdzeniu, czy ulepszenie jest wdrożone, potwierdza ten fakt na karcie ulepszeń, którą przekazuje do Koordynatora Kaizen.
Informacje ogólne dotyczące postępowania
- zgłaszanie ulepszeń przez pracowników biura oraz innych firm wykonujących prace na terenie zakładu może być dokonywane bezpośrednio u Koordynatora
- ulepszenie przyjęte do wdrożenia powinno być realizowane przy maksymalnym udziale pomysłodawcy, jego zespołu i wsparciu przełożonych.
- przewidywane oszczędności wynikające z wdrożenia ulepszenia powinny być wymierne, planowany koszt wdrożenia nie może być od nich wyższy (na przestrzeni 1 roku)
- nie dotyczy projektów związanych z bezpieczeństwem pracy
- środki na realizację ulepszeń zapewnia Zarząd
Koordynator Kaizen umieszcza wszelkie informacje związane z programem na tablicy działu PW (materiały informacyjne, raporty, zdjęcia, opisy, statystyki). Wszystkie ulepszenia, karty oraz inne dokumenty związane z programem archiwizowane są przez Koordynatora Kaizen przez dwa lata.
System motywacyjny w ramach programu sugestii i ulepszeń
Po wdrożeniu ulepszenia, jest ono oceniane i pomysłodawca otrzymuje odpowiednio do ilości uzyskanych w ocenie punktów następujące nagrody w zależności od oceny ulepszenia wyrażonej w liczbie zebranych punktów:
- od 1 do 100 Bon o wartości 50 zł
- od 100 do 250 Bon o wartości 150 zł
- od 250 do 500 Bon o wartości 400 zł
Kryteria oceny projektów KAIZEN
Komisja Ekspercka ocenia wnioski według ich skuteczności w poszczególnych kryteriach przyznając punkty w skali od 0 do 5, a następnie mnoży wynik każdego kryterium przez przypisaną mu wagę. Dokładny opis kryteriów znajduje się w instrukcji programu ulepszeń.
Nagrody roczne
Po zakończonym roku kalendarzowym, Komisja Ekspercka spośród zgłoszonych w danym roku ulepszeń wybiera trzy najlepsze (z największą ilością punktów) i przyznaje im nagrody w wysokości:
- I miejsce – Nagroda 3600 zł
- II miejsce – Nagroda 2400 zł
- III miejsce – Nagroda 1200 zł
Przyjmuje się również, że ilość zgłoszonych ulepszeń przez każdego Pracownika jest jednym z kryteriów przyznawania indywidualnych przeszeregowań, awansów i nagród. Listę kart ulepszeń przedstawionych do nominacji nagród kwartalnych i rocznych, Koordynator Kaizen wywiesza na tablicach informacyjnych w firmie. Po przyznaniu nagród Koordynator Kaizen wywiesza informację o zwycięzcach.