Kaizen – Program Ulepszeń i Sugestii GPPL

Co to jest Kaizen?

W myśl filozofii Kaizen jakość sprowadza się do zmiany stylu pracy, w taki sposób aby stała się ona niekończącym się procesem ulepszania. Podstawową regułą Kaizen jest ciągłe zaangażowanie pracowników na wszystkich szczeblach oraz chęć do ustawicznego podnoszenia jakości firmy i produktu.

Czy Kaizen funkcjonuje w GPPL?

Tak. Od 2015 r. w Gebrueder Peitz Polska Sp. z o.o. funkcjonuje program Ulepszeń i Sugestii działający według i na zasadach filzofii Kaizen.

Funkcjonujący w GPPL program Ulepszeń i Sugestii Program ulepszeń ma na celu między innymi:

Promowanie udziału każdego Pracownika Firmy w procesie ciągłego doskonalenia,
Zwiększenie świadomości celów oraz wspieranie idei pracy zespołowej,
Zachęcenie Pracowników do zgłaszania i wdrażania ulepszeń,
Powiązanie procesu ciągłej poprawy z systemem zarządzania jakością.

„Program ulepszeń zachęca do kreatywnego rozwiązywania wszelkich problemów występujących we wszystkich obszarach działalności, a tym samym przyczynia się do dalszego rozwoju naszej Firmy.” – Jacek Bosek – Dyrektor Zakładu

Firma powinna koncentrować się na ciągłym doskonaleniu, w procesie tym wkład winni mieć wszyscy Pracownicy. Program ulepszeń Kaizen ma na celu nadanie formalnego charakteru proponowanym przez pracowników rozwiązaniom, które pomagają Firmie w osiągnięciu jej celów.

Jakie są zasady funkcjonowania programu Sugestii i Ulepszeń GPPL?

Kto może brać udział w programie?

Udział w programie może mieć każdy pracownik Gebrueder Peitz Polska Sp. z o.o., z każdego działu firmy.

Jakich ulepszeń dotyczy program?

Ulepszenia dotyczą wszystkich obszarów funkcjonowania Gebrueder Peitz Polska Sp. z o.o. przy założeniu, że mogą przyczyniać się do uzyskania wymiernych efektów:

ekonomicznych
jakościowych
organizacyjnych
poprawy bezpieczeństwa pracy.

Program obejmuje w szczególności:

poprawę stanu bezpieczeństwa pracy, ergonomii i środowiska pracy
poprawę jakości procesu produkcyjnego
udoskonalenie procesów logistycznych
optymalizację poziomu zapasów materiałowych
obniżkę pracochłonności (robocizny), poprawę wydajności maszyn i urządzeń,
obniżenie zużycia materiałów, narzędzi, czynników energetycznych oraz poprawę wykorzystania powierzchni produkcyjnych, magazynowych itp.
racjonalizację prac administracyjnych
ograniczenie odpadów produkcyjnych lub ich wyeliminowanie
zastosowanie materiałów, które można poddać procesowi recyklingu (odzyskanie i ponowne wykorzystanie materiałów)
zmniejszenie poziomu braków
usprawnienie procesu komunikacji wewnętrznej
propozycje redukcji kosztów.

Role i funkcje poszczególnych osób w ramach programu

Pomysłodawca lub zespół pomysłodawców zgłasza ulepszenia, a następnie wdraża je nadzoruje ich realizację. Na koniec zgłasza przełożonemu fakt zakończenia procesu wdrażania.

Koordynator zajmuje się administracją i koordynacją programu ulepszeń, uzyskuje opinie, udziela pomysłodawcom wszechstronnej pomocy i informacji.

Przełożony podejmuje decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu ulepszenia, potwierdza wdrożenie ulepszeń zgłaszanych przez podwładnych, wspiera pomysłodawców w trakcie wdrożenia.

Komisja Ekspercka opiniuje karty ulepszeń. Zadaniem komisji jest ocena kosztów wdrożenia, jego wad i zalet oraz wymiernych (ekonomicznych) i niewymiernych korzyści z tytułu wdrożenia sugestii. Eksperci zobowiązani są do uzasadnienia opinii negatywnej.

Kierownicy działów, których dotyczą ulepszenia podejmują ostateczną decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu ulepszenia dotyczącego ich działów, opracowują plany wdrażania ulepszeń oraz określają współodpowiedzialność za jego wdrożenie.

Zarząd, Dyrektor przyznają środki na realizację ulepszenia, podejmują ostateczną decyzję o przyznaniu nagród.

Jak można składać sugestie i propozycję ulepszeń?

Proces składania propozycji ulepszeń definiuje specjalna instrukcja. Instrukcja jest dostępna na tablicach informacyjnych w firmie oraz do pobrania tutaj.

Zgłaszanie ulepszeń

Ulepszenia zgłaszają wszyscy Pracownicy Firmy, niezależnie od rodzaju umowy o pracę. Ulepszenia mogą być zgłaszane indywidualnie lub zespołowo. Nie ma ograniczeń dotyczących wielkości zespołów

Pracownik zgłasza ulepszenie na karcie ulepszeń Kaizen i przekazuje ją bezpośredniemu przełożonemu. Bezpośredni przełożony wstępnie opiniuje kartę ulepszeń i przekazuje ją Koordynatorowi Kaizen.

Pobierz: Karta ulepszeń Kaizen.

Kto i kiedy decyduje o wdrożeniu zgłoszonych ulepszeń?

Koordynator Kaizen raz na kwartał zwołuje komisję ekspercką i prezentuje zgłoszone karty ulepszeń w celu zatwierdzenia do realizacji. Komisja ocenia ulepszenie wg zdefiniowanych kryteriów i zatwierdza je do realizacji lub odrzuca. W razie wątpliwości komisja może zlecić koordynatorowi przeprowadzenie dodatkowych konsultacji z innymi specjalistami lub służbami. Każde ulepszenie zgłoszone w obszarze bezpieczeństwa wymaga opinii Specjalista ds. BHP.

Opinię Komisji Eksperckiej Koordynator Kaizen niezwłocznie przekazuje bezpośredniemu przełożonemu pomysłodawcy. W przypadku zatwierdzenia ulepszenia umieszcza informację na tablicy działu PW. Bezpośredni przełożony informuje pomysłodawcę o wyniku procesu opiniowania.

Jak wygląda wdrożenie zgłoszonych i zaakceptowanych ulepszeń?

Pomysłodawca powinien wdrożyć ulepszenie samodzielnie lub z zespołem. Jeżeli pomysłodawca nie jest w stanie wdrożyć ulepszenia samodzielnie (lub z zespołem) może otrzymać wsparcie z innych działów. Jednak w każdym przypadku jest on zobowiązany do monitorowania procesu wdrożenia własnego pomysłu.

Po wdrożeniu ulepszenia, pomysłodawca informuje o tym przełożonego. Przełożony, po osobistym sprawdzeniu, czy ulepszenie jest wdrożone, potwierdza ten fakt na karcie ulepszeń, którą przekazuje do Koordynatora Kaizen.

Informacje ogólne dotyczące postępowania

zgłaszanie ulepszeń przez pracowników biura oraz innych firm wykonujących prace na terenie zakładu może być dokonywane bezpośrednio u Koordynatora
ulepszenie przyjęte do wdrożenia powinno być realizowane przy maksymalnym udziale pomysłodawcy, jego zespołu i wsparciu przełożonych.
przewidywane oszczędności wynikające z wdrożenia ulepszenia powinny być wymierne, planowany koszt wdrożenia nie może być od nich wyższy (na przestrzeni 1 roku)
nie dotyczy projektów związanych z bezpieczeństwem pracy
środki na realizację ulepszeń zapewnia Zarząd

Koordynator Kaizen umieszcza wszelkie informacje związane z programem na tablicy działu PW (materiały informacyjne, raporty, zdjęcia, opisy, statystyki). Wszystkie ulepszenia, karty oraz inne dokumenty związane z programem archiwizowane są przez Koordynatora Kaizen przez dwa lata.

System motywacyjny w ramach programu sugestii i ulepszeń

Po wdrożeniu ulepszenia, jest ono oceniane i pomysłodawca otrzymuje odpowiednio do ilości uzyskanych w ocenie punktów następujące nagrody w zależności od oceny ulepszenia wyrażonej w liczbie zebranych punktów:

od 1 do 100 Bon o wartości 50 zł
od 100 do 250 Bon o wartości 150 zł
od 250 do 500 Bon o wartości 400 zł

Kryteria oceny projektów KAIZEN

Komisja Ekspercka ocenia wnioski według ich skuteczności w poszczególnych kryteriach przyznając punkty w skali od 0 do 5, a następnie mnoży wynik każdego kryterium przez przypisaną mu wagę. Dokładny opis kryteriów znajduje się w instrukcji programu ulepszeń.

Nagrody roczne

Po zakończonym roku kalendarzowym, Komisja Ekspercka spośród zgłoszonych w danym roku ulepszeń wybiera trzy najlepsze (z największą ilością punktów) i przyznaje im nagrody w wysokości:

I miejsce – Nagroda 3600 zł
II miejsce – Nagroda 2400 zł
III miejsce – Nagroda 1200 zł

Przyjmuje się również, że ilość zgłoszonych ulepszeń przez każdego Pracownika jest jednym z kryteriów przyznawania indywidualnych przeszeregowań, awansów i nagród. Listę kart ulepszeń przedstawionych do nominacji nagród kwartalnych i rocznych, Koordynator Kaizen wywiesza na tablicach informacyjnych w firmie. Po przyznaniu nagród Koordynator Kaizen wywiesza informację o zwycięzcach.