Kaizen – Program Ulepszeń i Sugestii GPPL

Co to jest Kaizen?

W myśl filozofii Kaizen jakość sprowadza się do zmiany stylu pracy, w taki sposób aby stała się ona niekończącym się procesem ulepszania. Podstawową regułą Kaizen jest ciągłe zaangażowanie pracowników na wszystkich szczeblach oraz chęć do ustawicznego podnoszenia jakości firmy i produktu.

Czy Kaizen funkcjonuje w GPPL?

Tak. Od 2015 r. w Gebrueder Peitz Polska Sp. z o.o. funkcjonuje program Ulepszeń i Sugestii działający według i na zasadach filzofii Kaizen.

Funkcjonujący w GPPL program Ulepszeń i Sugestii Program ulepszeń ma na celu między innymi:

  • Promowanie udziału każdego Pracownika Firmy w procesie ciągłego doskonalenia,
  • Zwiększenie świadomości celów oraz wspieranie idei pracy zespołowej,
  • Zachęcenie Pracowników do zgłaszania i wdrażania ulepszeń,
  • Powiązanie procesu ciągłej poprawy z systemem zarządzania jakością.

“Program ulepszeń zachęca do kreatywnego rozwiązywania wszelkich problemów występujących we wszystkich obszarach działalności, a tym samym przyczynia się do dalszego rozwoju naszej Firmy.” – Jacek Bosek – Dyrektor Zakładu

Firma powinna koncentrować się na ciągłym doskonaleniu, w procesie tym wkład winni mieć wszyscy Pracownicy. Program ulepszeń Kaizen ma na celu nadanie formalnego charakteru proponowanym przez pracowników rozwiązaniom, które pomagają Firmie w osiągnięciu jej celów.

Jakie są zasady funkcjonowania programu Sugestii i Ulepszeń GPPL?

Kto może brać udział w programie?

Udział w programie może mieć każdy pracownik Gebrueder Peitz Polska Sp. z o.o., z każdego działu firmy.

Jakich ulepszeń dotyczy program?

Ulepszenia dotyczą wszystkich obszarów funkcjonowania Gebrueder Peitz Polska Sp. z o.o. przy założeniu, że mogą przyczyniać się do uzyskania wymiernych efektów:

  • ekonomicznych
  • jakościowych
  • organizacyjnych
  • poprawy bezpieczeństwa pracy.

Program obejmuje w szczególności:

  • poprawę stanu bezpieczeństwa pracy, ergonomii i środowiska pracy
  • poprawę jakości procesu produkcyjnego
  • udoskonalenie procesów logistycznych
  • optymalizację poziomu zapasów materiałowych
  • obniżkę pracochłonności (robocizny), poprawę wydajności maszyn i urządzeń,
  • obniżenie zużycia materiałów, narzędzi, czynników energetycznych oraz poprawę wykorzystania powierzchni produkcyjnych, magazynowych itp.
  • racjonalizację prac administracyjnych
  • ograniczenie odpadów produkcyjnych lub ich wyeliminowanie
  • zastosowanie materiałów, które można poddać procesowi recyklingu (odzyskanie i ponowne wykorzystanie materiałów)
  • zmniejszenie poziomu braków
  • usprawnienie procesu komunikacji wewnętrznej
  • propozycje redukcji kosztów.

Role i funkcje poszczególnych osób w ramach programu

Pomysłodawca lub zespół pomysłodawców zgłasza ulepszenia, a następnie wdraża je nadzoruje ich realizację. Na koniec zgłasza przełożonemu fakt zakończenia procesu wdrażania.

Koordynator zajmuje się administracją i koordynacją programu ulepszeń, uzyskuje opinie, udziela pomysłodawcom wszechstronnej pomocy i informacji.

Przełożony podejmuje decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu ulepszenia, potwierdza wdrożenie ulepszeń zgłaszanych przez podwładnych, wspiera pomysłodawców w trakcie wdrożenia.

Komisja Ekspercka opiniuje karty ulepszeń. Zadaniem komisji jest ocena kosztów wdrożenia, jego wad i zalet oraz wymiernych (ekonomicznych) i niewymiernych korzyści z tytułu wdrożenia sugestii. Eksperci zobowiązani są do uzasadnienia opinii negatywnej.

Kierownicy działów, których dotyczą ulepszenia podejmują ostateczną decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu ulepszenia dotyczącego ich działów, opracowują plany wdrażania ulepszeń oraz określają współodpowiedzialność za jego wdrożenie.

Zarząd, Dyrektor przyznają środki na realizację ulepszenia, podejmują ostateczną decyzję o przyznaniu nagród.

Jak można składać sugestie i propozycję ulepszeń?

Proces składania propozycji ulepszeń definiuje specjalna instrukcja. Instrukcja jest dostępna na tablicach informacyjnych w firmie oraz do pobrania tutaj.

Zgłaszanie ulepszeń

Ulepszenia zgłaszają wszyscy Pracownicy Firmy, niezależnie od rodzaju umowy o pracę. Ulepszenia mogą być zgłaszane indywidualnie lub zespołowo. Nie ma ograniczeń dotyczących wielkości zespołów

Pracownik zgłasza ulepszenie na karcie ulepszeń Kaizen i przekazuje ją bezpośredniemu przełożonemu. Bezpośredni przełożony wstępnie opiniuje kartę ulepszeń i przekazuje ją Koordynatorowi Kaizen.

Pobierz: Karta ulepszeń Kaizen.

Kto i kiedy decyduje o wdrożeniu zgłoszonych ulepszeń?

Koordynator Kaizen raz na kwartał zwołuje komisję ekspercką i prezentuje zgłoszone karty ulepszeń w celu zatwierdzenia do realizacji. Komisja ocenia ulepszenie wg zdefiniowanych kryteriów i zatwierdza je do realizacji lub odrzuca. W razie wątpliwości komisja może zlecić koordynatorowi przeprowadzenie dodatkowych konsultacji z innymi specjalistami lub służbami. Każde ulepszenie zgłoszone w obszarze bezpieczeństwa wymaga opinii Specjalista ds. BHP.

Opinię Komisji Eksperckiej Koordynator Kaizen niezwłocznie przekazuje bezpośredniemu przełożonemu pomysłodawcy. W przypadku zatwierdzenia ulepszenia umieszcza informację na tablicy działu PW. Bezpośredni przełożony informuje pomysłodawcę o wyniku procesu opiniowania.

Jak wygląda wdrożenie zgłoszonych i zaakceptowanych ulepszeń?

Pomysłodawca powinien wdrożyć ulepszenie samodzielnie lub z zespołem. Jeżeli pomysłodawca nie jest w stanie wdrożyć ulepszenia samodzielnie (lub z zespołem) może otrzymać wsparcie z innych działów. Jednak w każdym przypadku jest on zobowiązany do monitorowania procesu wdrożenia własnego pomysłu.

Po wdrożeniu ulepszenia, pomysłodawca informuje o tym przełożonego. Przełożony, po osobistym sprawdzeniu, czy ulepszenie jest wdrożone, potwierdza ten fakt na karcie ulepszeń, którą przekazuje do Koordynatora Kaizen.

Informacje ogólne dotyczące postępowania

  • zgłaszanie ulepszeń przez pracowników biura oraz innych firm wykonujących prace na terenie zakładu może być dokonywane bezpośrednio u Koordynatora
  • ulepszenie przyjęte do wdrożenia powinno być realizowane przy maksymalnym udziale pomysłodawcy, jego zespołu i wsparciu przełożonych.
  • przewidywane oszczędności wynikające z wdrożenia ulepszenia powinny być wymierne, planowany koszt wdrożenia nie może być od nich wyższy (na przestrzeni 1 roku)
  • nie dotyczy projektów związanych z bezpieczeństwem pracy
  • środki na realizację ulepszeń zapewnia Zarząd

Koordynator Kaizen umieszcza wszelkie informacje związane z programem na tablicy działu PW (materiały informacyjne, raporty, zdjęcia, opisy, statystyki). Wszystkie ulepszenia, karty oraz inne dokumenty związane z programem archiwizowane są przez Koordynatora Kaizen przez dwa lata.

System motywacyjny w ramach programu sugestii i ulepszeń

Po wdrożeniu ulepszenia, jest ono oceniane i pomysłodawca otrzymuje odpowiednio do ilości uzyskanych w ocenie punktów następujące nagrody w zależności od oceny ulepszenia wyrażonej w liczbie zebranych punktów:

  • od 1 do 100 Bon o wartości 50 zł
  • od 100 do 250 Bon o wartości 150 zł
  • od 250 do 500 Bon o wartości 400 zł

Kryteria oceny projektów KAIZEN

Komisja Ekspercka ocenia wnioski według ich skuteczności w poszczególnych kryteriach przyznając punkty w skali od 0 do 5, a następnie mnoży wynik każdego kryterium przez przypisaną mu wagę. Dokładny opis kryteriów znajduje się w instrukcji programu ulepszeń.

Nagrody roczne

Po zakończonym roku kalendarzowym, Komisja Ekspercka spośród zgłoszonych w danym roku ulepszeń wybiera trzy najlepsze (z największą ilością punktów) i przyznaje im nagrody w wysokości:

  • I miejsce – Nagroda 3600 zł
  • II miejsce – Nagroda 2400 zł
  • III miejsce – Nagroda 1200 zł

Przyjmuje się również, że ilość zgłoszonych ulepszeń przez każdego Pracownika jest jednym z kryteriów przyznawania indywidualnych przeszeregowań, awansów i nagród. Listę kart ulepszeń przedstawionych do nominacji nagród kwartalnych i rocznych, Koordynator Kaizen wywiesza na tablicach informacyjnych w firmie. Po przyznaniu nagród Koordynator Kaizen wywiesza informację o zwycięzcach.